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Questions fréquentes

Chez Archiv Expert Solutions, nous savons que la gestion documentaire soulève de nombreuses questions. Nous avons compilé ici les interrogations les plus importantes que nous recevons de la part de nos clients potentiels et actuels. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n'hésitez pas à nous contacter directement.

Quelles sont les questions que vos clients potentiels posent le plus souvent quand ils découvrent vos services d'archivage et de gestion documentaire ?

Lorsque les clients potentiels découvrent nos services, plusieurs questions reviennent fréquemment. Les plus courantes concernent :

1. La sécurité de leurs documents
« Comment garantissez-vous la sécurité et la confidentialité de nos archives ? »
➡️ Ils veulent savoir où et comment leurs documents seront stockés, qui y a accès, et quelles mesures protègent les données sensibles.

2. La durée et les étapes de la prestation
« Combien de temps prend l’archivage ? Quelles sont les étapes du processus ? »
➡️ Ils souhaitent une idée claire du déroulement : audit, tri, classement, numérisation, externalisation, destruction, etc.

3. Les coûts
« Combien cela va-t-il nous coûter ? Existe-t-il des forfaits ? »
➡️ Le budget est un facteur décisif, surtout dans les administrations et PME. Ils cherchent à comprendre le rapport qualité/prix.

4. La conformité légale
« Vos méthodes respectent-elles les lois sur la conservation des documents au Burkina Faso ? »
➡️ C’est une préoccupation majeure pour éviter sanctions, litiges et pertes d’information.

5. La numérisation et l’accès aux documents
« Pourrons-nous accéder facilement à nos documents numérisés ? »
➡️ Ils veulent comprendre comment fonctionne la gestion numérique : formats, sécurité, rapidité, outils, accès à distance…

6. La conservation des archives
« Où seront conservés nos documents si nous les externalisons ? »
➡️ Ils s’intéressent aux lieux de stockage, aux conditions climatiques, au système de surveillance et à la protection contre les risques (inondations, incendies, humidité…).

7. La destruction d’archives
« Comment garantissez-vous que les documents détruits sont irrécupérables ? »
➡️ Ils veulent être sûrs que la destruction par incinération est conforme, traçable et sécurisée.

8. La formation du personnel
« Pouvez-vous former nos agents pour qu’ils maintiennent un bon système d’archivage ? »
➡️ Beaucoup de structures cherchent à améliorer leurs pratiques internes sur le long terme.

9. Le traitement physique des archives
« Traitez-vous les documents abîmés, mouillés, déchirés ou mal conservés ? »
➡️ Ils veulent savoir si vous pouvez restaurer ou stabiliser les documents.

10. L’accompagnement global
« Pouvez-vous prendre en charge toute la gestion documentaire, ou seulement une partie ? »
➡️ Ils cherchent à savoir si vous offrez un service complet ou uniquement certains volets.

Quels sont les problèmes principaux ou les défis liés aux documents et archives que vous aidez les entreprises à résoudre ?

Les problèmes principaux que nous aidons les entreprises à résoudre concernent la désorganisation, la sécurité, la conformité et la productivité liées à la gestion de leurs documents et archives. Parmi les défis les plus fréquents :

1. La désorganisation et le manque de classement
Dossiers éparpillés, archives égarées, absence de système de classement.
➡️ Nous créons une structure claire, efficace et durable.

2. La difficulté à retrouver rapidement les documents
Perte de temps, retards dans les procédures, ralentissement du travail.
➡️ Nous mettons en place un système de gestion documentaire fluide et rapide.

3. Les risques de détérioration et de perte
Humidité, poussière, inondations, incendies, insectes, mauvaises conditions de stockage.
➡️ Nous assurons un stockage sécurisé, un traitement physique et une conservation adaptée.

4. L’accumulation de documents inutiles
Archives périmées qui encombrent les bureaux.
➡️ Nous trions et proposons la destruction par incinération des documents obsolètes.

5. Le manque d’espace dans les locaux
Les archives prennent trop de place.
➡️ Nous offrons des solutions d’externalisation sûres et économiques.

6. La non-conformité légale et fiscale
Ignorance des délais légaux de conservation, risques de non-respect des obligations administratives.
➡️ Notre juriste spécialisé garantit la conformité au cadre légal burkinabè.

7. La gestion inefficace des archives numériques
Documents mal numérisés, mal sécurisés ou difficilement accessibles.
➡️ Nos ingénieurs spécialisés mettent en place un archivage numérique performant.

8. L’absence de personnel formé
Agents non qualifiés, mauvaises pratiques de classement, pertes involontaires de documents.
➡️ Nous offrons des formations professionnelles en gestion documentaire et records management.

Comment se déroule concrètement une collaboration avec Archiv Expert Solutions ? Qu'est-ce qu'un client doit attendre de vos services ?

Une collaboration avec Archiv Expert Solutions se déroule de manière structurée, transparente et professionnelle, afin d’offrir au client un accompagnement complet et sécurisé dans la gestion de ses documents et archives. Voici ce qu’un client peut attendre de nos services :

1. Un diagnostic initial (audit documentaire)
Nous commençons par analyser : l’état des archives, la quantité et les types de documents, les risques existants (humidité, inondation, mauvaise conservation…), les besoins spécifiques du client.
➡️ Cet audit nous permet de proposer une solution sur mesure.

2. Une proposition détaillée et un plan d’intervention
Nous fournissons un document clair comprenant : les objectifs de la mission, les étapes de travail, la durée, les ressources mobilisées, les coûts.
➡️ Le client sait exactement à quoi s’attendre.

3. La mise en œuvre du traitement documentaire
Selon les besoins, nous réalisons : le tri et le classement, le traitement physique des archives, la numérisation, l’élaboration de plans de classement, l’organisation du circuit documentaire, l’externalisation ou le rapatriement des documents.
➡️ Chaque étape est menée par des experts (ingénieurs, records managers, juriste).

4. Des conditions de conservation sécurisées
Si le client choisit l’externalisation : les documents sont stockés dans un environnement protégé, sécurisé contre les risques d’inondation, d’incendie, d’humidité et de vol.
➡️ La sécurité et la confidentialité sont garanties.

5. La destruction d’archives inutiles ou périmées
Pour les documents arrivés à échéance de conservation : destruction par incinération contrôlée, délivrance d’un certificat de destruction.
➡️ Traçabilité totale et conformité légale.

6. La formation du personnel
Nous formons les équipes du client afin de : maintenir le nouveau système, appliquer les bonnes pratiques, éviter les erreurs futures.
➡️ Le changement est durable et maîtrisé.

7. Un rapport final et un suivi continu
À la fin de la mission, nous remettons : un rapport détaillé, les nouveaux outils mis en place (plan de classement, procédures…), des recommandations pour le maintien du système.
➡️ Le client repart avec une gestion documentaire modernisée et optimisée.

Qu'est-ce qui rend Archiv Expert Solutions unique ou vos services différents de ce qui existe déjà sur le marché ?

Ce qui rend Archiv Expert Solutions unique sur le marché, c’est la combinaison rare d’expertise, de rigueur professionnelle, de sécurité avancée et d’une compréhension profonde du contexte burkinabè. Nos services se distinguent à plusieurs niveaux :

1. Une équipe d’experts hautement qualifiés
Nos interventions sont assurées par : des ingénieurs en archivage numérique (Master professionnel), des records managers (licences professionnelles), un juriste spécialisé en fiscalité.
➡️ Cette diversité d’expertise est unique dans la sous-région.

2. Une approche entièrement personnalisée
Nous n’offrons jamais de solutions standardisées. Chaque client bénéficie : d’un audit complet, d’un plan d’intervention sur mesure, d’un accompagnement adapté à ses réalités.
➡️ Nos solutions sont réellement pratiques et adaptées au terrain.

3. Une maîtrise des normes légales et fiscales
Nous garantissons le respect strict : des délais légaux de conservation, des exigences administratives, des règles fiscales et juridiques, des obligations liées aux documents sensibles.
➡️ Une sécurité juridique que beaucoup d’acteurs ne maîtrisent pas.

4. Une prise en charge complète du cycle de vie documentaire
Contrairement à d’autres prestataires, nous couvrons toutes les étapes : tri et classement, numérisation, traitement physique, externalisation, conservation sécurisée, destruction par incinération, formation du personnel.
➡️ Un service 360° entièrement intégré.

5. Une sécurité renforcée et des infrastructures adaptées
Nous mettons en place des conditions strictes contre : les inondations, l’humidité, le feu, la poussière, les intrusions ou pertes.
➡️ Une protection renforcée du patrimoine documentaire.

6. Un engagement pour l’efficacité et la productivité
Nos clients constatent : une réduction spectaculaire du temps de recherche des documents, une meilleure organisation, un environnement de travail plus propre et efficace.
➡️ Nous ne classons pas seulement les archives : nous transformons la productivité.

7. Une connaissance approfondie du contexte burkinabè
Nous comprenons : les réalités climatiques, les contraintes administratives, les défis logistiques, les pratiques locales.
➡️ Nos solutions sont réalistes, durables et adaptées à 100 % au Burkina Faso.